Event management – effektivare med GPS-spårning

Varför Event-Tracking-GPSEvent Management blir så mycket effektivare med GPS-spårning?

Event handlar om att skapa intensiva möten under kort tid. Men arbetet med att skapa ett event är ingen liten sak. Det kan motsvara att bygga en mindre stad över en vecka, som sedan ska rivas igen. Sådana uppdrag kräver förstås omfattande logistik. För att se till att projekt av den här digniteten och intensiteten fungerar välsmort, krävs kunnig projektledning, storskaligt samarbete mellan många parter, rutin och effektivitet. Från uppstart och planering till schemaläggning, genomförande och avslut. Iordningställande av lämplig lokal, transport av material, byggnation, kanske support för gäster i form av boende- och reselösningar,  inbjudan, dokumentation, marknadsföring, skyltar för guidning, program, teknik, stöd för föreläsare, sittsystem, inträde, säkerhet, personal på plats, etc. Du som arbetar med event vet att dessa bara är några av de många olika bitar som ingår i arbetet. GPS-spårning är en teknik som kan revolutionera det här arbetet. Med tillgänglig GPS-teknik får du som event ansvarig ett kraftfullt stödsystem för kontroll, ordning och reda. Du kan fjärrstyra en mängd aktiviteter och få ständig feed back om evenemangets fortlöpande produktion och status, med hjälp av GPS-spårning och tillhörande mjukvarulösningar. Allt som rör sig kan spåras. Du exakt var dina medarbetare är, hur många som är verksamma i området, när de kommer och går, när gods ankommer och vart. Detta är bara några få exempel på hur du kan får nytta av GPS-spårning när du jobbar med uppdrag av typen event, konferenser eller road shows.

Några av de många fördelar som GPS-spårning anpassad för Event Management har att erbjuda:

• Utrustningen är enkel, kräver ingen installation. Enheterna är små, diskreta, lättanvända och estetiska.

• Om gästerna har varsin enhet, så vet du var varje gäst är i realtid. Det är ett hjälpmedel för att garantera säkerheten för alla deltagare (en hjälp vid brandincidenter t ex) och du kan kontrollera behörighet vid in- och utpassering. Du kan få rutthistorik, vad gästerna har tittat på eller deltagit i, hur de har vandrat runt och hur länge de har varit med. Om det finns områden där besökare inte får vara, eller utrymmen för VIP-gäster, får du larm om någon passerar de zoner de ej har tillträde till. Behöriga personer kan få grönt ljus vid utvalda passager. Tävlingar, tipsrundor och dylikt blir enkelt för gästen att delta i. (Om du har besökt följande 10 platser får du en bonus…).

• Gästerna kan i sin tur hitta runt enkelt med hjälp av en enkel app. De kan på en digital karta hitta mat, kaffe, toaletter, rätt föreläsning eller monter, ja till och med vissa nyckelpersoner eller eventvärdar.

• GPS-spårning kan ge dig information om var din personal är i realtid, vilket hjälper dig  att lättare nå och fördela resurser. Det snabbar upp effektiviteten och minskar krånglet med att få tag på rätt person i rätt tid om något händer. Exempelvis vid ändringar i körschema, teknikproblem, vid olycksfall o.s.v.

• GPS-spårning är ett stöldskydd och ett sätt att förvalta kapital. Med myllrande folkmassor och massor av värdefull utrustning i arbete, kan det vara lönande att se till att den inte blir stulen. Förhindra stöld genom att göra värdefulla tillgångar spårbara.

• Med GPS-spårare och aktiv RFID*, har personaladministration aldrig varit enklare. Du ser var medarbetarna befinner sig. Informationen förs över till säkra servrar som i realtid kan nås av behöriga användare. Informationen kan sedan föras vidare till administrativa system för löner, lagerhantering, fakturering av deltagare, fakturakontroll etc.
*[Aktiv RFID-teknik, Radio Frequency ID, används i allt fler applikationer, från passerkort och biltullstranspondrar till varuetiketter. Normalt innehåller taggen ett id av något slag som kan aktiveras och begäras in av en sändare. Den utgör därför inte större hot mot integriteten än en vanlig streckkod.]

• Ett RFID kan exempelvis användas i en biljett som talar om att du får komma in på en föreläsning och samtidigt visar vem du är och vart din plats är. Ett realtids sittplatsdiagram kan då tala om för den som hanterar insläppet vilka som kommit och var det finns lediga platser kvar. Användningen av skannrar med Radio Frequency Identification teknik (RFID) kan också förvandla inbjudningar till ”pass” för snabba insläpp.

• GPS-spårning ger dig ökad kontroll genom att du kan se exakt var alla dina transportfordon finns. Du kan alltså spåra fordon (eller containrar, eller pallar i realtid). Den kontinuerliga strömmen av information kan också föra över data om hur fort fordonet kör eller om det står still, bränsleförbrukning, fordonets skick, väderförhållanden, olyckor, stopp, om fordonet avvikit från en rutt… Du får en helt annan kontroll över dina transporter.

• GPS-spårning gör att du kan kommunicera direkt med dina fordonsförare och se till att de hittar till arenan eller mässan i tid. Interaktiva kartor, trafikuppdateringar och historiska data om lämpliga rutter ger snabbare navigering.

Plattformen för all denna kommunikation är en enkel programvara (app), tillgänglig på Internet för dator och mobiltelefon.  Gränssnittet fungerar som en one-stop-shop för alla dina event management behov.

GPS-spårning kan ge dig en centraliserad mediahantering. Tillåt och samordna redaktörer, föreläsare, fotografer, stylister och TV-team och få dem att bekräfta sin medverkan på en och samma webbplats Du har fullständig tillgång till all information, var du än är, även från din Smartphone eller iPad.

Utmaningarna:

GPS-spårning som verktyg för Event Management har många fördelar, men självklart finns också några utmaningar:

• Kostnaden för fullt utrustade GPS-system kan bli ganska betydande för mindre företag. Ett helt integrerat GPS-system kanske inte är kostnadseffektivt för alla typer av evenemang eller eventföretag.

• Med den svindlande mängd data som kan genereras av GPS-system krävs en stor förståelse för att användandet av tekniken givetvis kan ge stora fördelar, men att den också påverkar arbetsflöden, arbetssätt, resursfördelning och kräver analys av vad man vill få ut samt av befintlig verksamhet.

• De flesta GPS-system körs på batteri. De äldre versionerna för GPS-spårning är starkt beroende av bra strömförsörjning, t ex kraftiga batterier.

Lösningar:

• De flesta av de utmaningar som beskrivs ovan kan lösas med rätt kunskap om GPS-spårningsteknik, ett anpassat system och rätt dimensionerad utrustning.

• De flesta tillverkare av GPS-spårningsutrustning tillhandahåller konsulttjänster för att kunna uppgradera dina system på rätt nivå. De gör den nödvändiga analys av ditt företag som krävs för att jämföra kostnaden i förhållande till effektivitetsvinsten, så de kan föreslå ett adekvat dimensionerat GPS-spårningssystem för just din verksamhet.

• Stora mängder data bör tas in på ett i förväg strukturerat vis, utifrån dina behov, för att säkerställa att ditt system blir användarvänligt. GPS-teknik möjliggör en otrolig nivå av anpassning för att passa alla uppgifter och affärsbehov.

• Det finns goda möjligheter att ta betalt för GPS-spårningstjänsterna från kunder och underleverantörer.

• Att integrera ett litet GPS batteri med en robust batteri backup löser GPS-systemet tunga behov av strömförsörjning. Nyare GPS-enheter har lång batteritid och högre reservkapacitet.